Orchestrav2, l’extranet développé par EGI, reste le point d’entrée principal pour les syndics et gestionnaires qui doivent mettre à disposition des copropriétaires et locataires les documents réglementaires. La procédure de connexion paraît simple en apparence, mais plusieurs paramètres techniques conditionnent la fiabilité de l’accès au portail, notamment depuis l’entrée en vigueur des notifications électroniques obligatoires.
Paramétrage DNS et certificat SSL du portail Orchestrav2
Le portail est hébergé sur le sous-domaine orchestrav2.egiweb.net. Avant toute tentative de connexion, nous recommandons de vérifier que le navigateur ne bloque pas le certificat SSL du site. Certains antivirus d’entreprise ou pare-feu de cabinet interceptent les certificats et génèrent une erreur de type NET::ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID.
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Dans ce cas, il ne s’agit pas d’un problème de mot de passe mais d’un filtrage réseau côté infrastructure du cabinet. La solution passe par l’ajout d’une exception dans le proxy ou le pare-feu pour le domaine egiweb.net. Les gestionnaires qui utilisent un VPN d’entreprise rencontrent ce blocage plus fréquemment que ceux connectés en direct.
Autre point souvent négligé : le cache DNS local. Si l’adresse IP du serveur a changé récemment (migration, maintenance), un poste qui conserve l’ancien enregistrement DNS affichera une page blanche ou une erreur 504. Un simple vidage du cache DNS (commande ipconfig /flushdns sous Windows, dscacheutil -flushcache sous macOS) résout le problème sans intervention du support EGI.
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Identifiants syndic et droits d’accès administrateur
La connexion à l’espace client Orchestrav2 repose sur un couple identifiant/mot de passe attribué par le cabinet de gestion. Le compte syndic dispose de droits étendus par rapport au compte copropriétaire ou locataire : accès aux documents comptables consolidés, gestion des envois dématérialisés, paramétrage des adresses mail de notification.
Nous observons régulièrement une confusion entre le compte administrateur principal et les comptes collaborateurs. Le compte administrateur est unique par cabinet et permet de créer des sous-comptes avec des périmètres restreints (lecture seule sur certains immeubles, accès limité aux appels de fonds). Perdre les identifiants de ce compte principal oblige à contacter directement le support EGI, car la procédure de réinitialisation par mail ne fonctionne que pour les comptes secondaires.
Pour les cabinets qui gèrent plusieurs copropriétés, la bonne pratique consiste à documenter dans un coffre-fort numérique l’ensemble des identifiants, en distinguant clairement le compte maître des comptes délégués. Un départ de collaborateur sans transmission de ces accès peut bloquer la publication de documents pendant plusieurs jours.
Adresse mail de récupération : un point critique
L’adresse mail associée au compte sert à la fois de canal de récupération du mot de passe et de support de preuve pour les notifications électroniques. Depuis la loi du 9 avril 2024, les notifications et mises en demeure en copropriété doivent par principe être réalisées par voie électronique. L’extranet devient donc un canal à valeur juridique, avec horodatage et traçabilité des envois.
Si l’adresse mail rattachée au compte syndic est obsolète (ancien collaborateur, boîte pleine, domaine expiré), les notifications envoyées via Orchestrav2 perdent leur opposabilité. Nous recommandons de vérifier cette adresse au moins une fois par trimestre et de privilégier une adresse générique du cabinet (type [email protected]) plutôt qu’une adresse nominative.
Obligations documentaires et configuration de l’extranet copropriété
L’extranet n’est plus un service facultatif. Les obligations issues de la loi ALUR puis de la loi ELAN imposent au syndic de donner accès en permanence à un socle de documents précis via un espace sécurisé. Parmi les pièces qui doivent figurer dans l’extranet :
- Le règlement de copropriété, les procès-verbaux d’assemblées générales et la fiche synthétique de la copropriété
- Les comptes annuels, le budget prévisionnel et les informations relatives au fonds de travaux
- Les contrats en cours (assurance, maintenance, entretien) et les appels de fonds émis par le cabinet
Un extranet mal configuré, avec des documents manquants ou des accès non attribués à certains copropriétaires, expose le syndic à un manquement à ses obligations légales. Dans Orchestrav2, chaque document téléversé est rattaché à un immeuble et à une période comptable. Vérifier la complétude de l’arborescence documentaire fait partie du processus de connexion initiale pour un nouveau gestionnaire qui reprend un portefeuille.
Registre national des copropriétés et données à centraliser
L’arrêté publié le 19 juillet 2026 enrichit les données obligatoires du registre national des copropriétés, avec une entrée en vigueur pleine prévue en janvier 2028. Les cabinets doivent structurer et centraliser ces données dès maintenant dans leurs outils de gestion. Orchestrav2 sert de passerelle pour une partie de ces informations, à condition que les champs soient correctement renseignés lors du paramétrage du compte syndic.
Résolution des erreurs courantes de connexion Orchestrav2
Trois situations reviennent dans la majorité des tickets de support liés à Orchestrav2 :
- Le mot de passe temporaire a expiré avant la première connexion : le lien d’activation envoyé par mail a une durée de validité limitée, passé ce délai il faut demander un nouveau lien au cabinet ou au support EGI
- Le navigateur bloque les cookies tiers : Orchestrav2 utilise des cookies de session pour maintenir l’authentification, et certaines configurations de Firefox ou Safari en mode strict les rejettent par défaut
- L’accès est tenté depuis un navigateur obsolète : les versions antérieures à Chromium 90 ne gèrent pas correctement le protocole TLS utilisé par le portail, ce qui provoque un échec silencieux de la connexion
Pour les deux derniers cas, la solution la plus rapide est de tester la connexion dans une fenêtre de navigation privée. Si l’accès fonctionne en navigation privée mais pas en mode normal, le problème vient d’une extension de navigateur ou d’un paramètre de cookies à corriger.
La configuration d’Orchestrav2 n’est pas un acte ponctuel. Les évolutions réglementaires (notifications électroniques, enrichissement du registre national) ajoutent des couches fonctionnelles qui modifient les droits d’accès et les documents à publier. Chaque changement de gestionnaire sur un portefeuille doit inclure un audit des accès extranet, au même titre que la transmission des clés ou des contrats en cours.